Les réunions en entreprises sont souvent synonyme de temps perdu, d’ennui.

Comment rendre une réunion plus attrayante, et impliquer les collaborateurs ?

C’est l’objet du processus de délégation, qui permet de changer le cadre de vos réunions !

Les réunions : une pièce de théâtre à composer

La vie est un théâtre, et en entreprise, chacun joue un jeu.
Goffman, sociologue, s’est longuement penché sur l’intéraction des individus en société.
Chacun joue un rôle, pour s’intégrer dans l’orchestre de la vie en société.
Par exemple, l’adolescent joue un rôle avec ses parents en mode « je fais ce que je veux », et obéissant dès qu’il a à faire avec l’autorité. L’infirmière joue un rôle bienveillant et rassurant auprès des malades qu’elle visite..

En entreprise, le manager garde une tenue distante vis à vis de ses collaborateurs. L’assistante joue son rôle en s’attachant aux relations entre personnes. Le technicien reste concentré sur le fond des sujets, et garde un air sérieux de circonstances…

En ce sens, la réunion est aussi un jeu de théâtre, où chacun arrive en jouant un rôle.
Malheureusement, chacun s’est habitué au même jeu :

La vie des réunions en entreprise est rythmée par le même cérémonial :

• on découvre le sujet de la réunion, ou alors on a un vague objet du jour… Bref, personne ne vient en ayant préparé le contenu de la réunion.
• un locuteur ( l’animateur de la réunion ) dispense une présentation ( souvent au format powerpoint ) qui sera lue, et commentée par les participants.
• les personnes invitées sont spectatrices, parfois à l’écoute. Parfois plongées dans leur ordinateur, et font autre chose. En ayant une écoute distraite. Quitte à intervenir au bon moment, en fonction de l’intérêt qu’on y a.
• l’auditoire est plutôt passif, et intervient pour commenter ou dire ce qu’il pense.
  A aucun moment, les participants prennent un rôle différent ( accueillir les invités, gérer le timing, ou prendre des notes ).

On verra plus loin que le processus de délégation permet de réorganiser les rôles dans la réunion.

La solitude de l’animateur.

L’animateur de la réunion est généralement le collaborateur qui voit un vrai sens à la réunion : besoin d’expliquer un sujet, d’avoir une décision de tous les acteurs, de propulser de la créativité.

L’animateur a donc à coeur de réussir au mieux la réunion.
Il doit donc, pour réussir cette réunion :

• Avoir trouvé un créneau horaire qui ait pu correspondre aux agendas de tout le monde.
• Trouver une salle de réunion, disponible à l’horaire trouvé.
• Vérifier que les invités viendront bien. ( parfois les invités ne répondent pas, même s’ils daignent venir à la réunion.
• Préparer le support de la réunion ( powerpoint, notes, .. )
• Préparer la salle de réunion ( bien avoir la clé de la salle, et s’assurer que la réunion précédente s’est bien terminée ).
• Mettre en place la salle de réunion ( la climatisation, le video projecteur bien connecté, avoir des feutres pour pouvoir écrire sur un paper-board ).
• Accueillir les invités, et gérer les retards.
• Bien commencer la réunion en donnant l’objectif clair attendu.

Ces tâches prennent de l’énergie, mais là n’est pas le plus compliqué.

C’est pendant la réunion que l’animateur doit gérer seul, en même temps, tous les aspects suivants :

• expliquer le contenu de la réunion ( le fond ).
• attirer l’attention des invités pour qu’ils ne chuchotent pas, ne contredisent pas en permanence les propos, qu’ils soient à l’écoute.
• Noter et prendre en compte les remarques de l’auditoire.
• Gérer le timing de la réunion, en coupant parfois certains sujets, ou certaines discussions.
• Pousser à prendre des décisions, en donnant tous les arguments.
• Synthétiser ce qui a été dit

Les actions précédents sont simultanées, dans un laps de temps souvent court.

Enfin :

• Clore la réunion, en veillant à reprendre date si une autre réunion est nécessaire.
• Ecrire le compte rendu et le diffuser, en prenant bien soin de rester factuel sur ce qui a été dit.

Bref, vous l’avez compris, l’animateur a une mission impossible : c’est un un vrai challenge.
Et vous l’aurez compris : une réunion est souvent un désastre, car l’animateur gère tous les aspects de la réunion ( le fond et la forme ).
Et déception quand les invités ressortent en soupirant sur la longueur de la réunion…

Le processus de délégation.

Il est inadmissible que l’animateur porte toute la responsabilité de la bonne tenue de la réunion, alors que par définition : la réunion réunit des personnes qui sont là pour échanger, construire ensemble un projet.
Le processus de délégation permet de changer le cadre de la réunion, et de redéfinir les rôles de chacun.

Car chacun peut ( et doit ) participer.
Il a été formalisé par Alain Cardon, coach systémique d’équipes.

L’objectif de la délégation est de changer les rôles dans cette pièce de théâtre qui se joue ensemble.

Voilà les rôles délégués :

le facilitateur.

Son rôle est de faciliter l’organisation de la réunion, en prenant soin d’être a l’écoute de ce qui se passe. De manière à donner la parole quand il le faut, fluidifier les échanges. Garder l’énergie dans l’équipe. c’est l’homme d’orchestre de la réunion, pour reprendre l’image qu’en donne Eric Gardin.
Et comme un homme d’orchestre, il anime debout, mariant la baguette de l’orchestre pour que la musique, la partition de la reunion se passe de la façon la plus harmonieuse.

Le pousse décision.

L’objectif du pousse décision est double :

1. Il doit provoquer les décisions, en questionnant l’assemblée :
   « Nous n’avons pas choisi ce que nous faisons sur ce point« .
   Et revenir à la charge tant que les décisions ne sont pas prises.
   ( ou si elles ne peuvent pas être prises, le notifier et décider d’en reparler à une réunion suivante ).
2. Il doit enregistrer les décisions.
   Alain Cardon utilise l’image du scribe. Le pousse décision reformule ce qui a été décidé, de manière à bien traduire ce qui a été dit. Le compte rendu de la reunion en saura d’autant facilité.

Le coach

Le coach est un acteur qui prend le recul sur la façon dont se passe la réunion. Il est observateur dans ce rôle ( même s’il peut participer sur le fond de la réunion ). c’est la ‘conscience‘ de l’équipe.
Il est là pour actuellement donner les éléments sur la façon dont s’est passée la réunion. Il doit bien sûr rester honnête.

Son rôle est déterminant, puisqu’il permet d’abord de prendre le recul sur l’organisation de la réunion, et surtout apporter des pistes d’amélioration ( amélioration continue ) pour les réunions suivantes. Son rôle est de redonner de l’énergie en prenant le soin de ne pas regarder uniquement ce qui s’est mal passé.
De voir les points positifs pour donner l’envie aux acteurs de revenir à la prochaine réunion :), et de motiver l’équipe.
La prise de parole est alors une méta-communication qui permet parfois de désamorcer les tensions, les difficultés rencontrées.

Le coach s’exprime à la fin de la réunion.

Le cadenceur.

On utilise souvent le terme de « time-keeper » : son rôle est uniquement de gèrer le temps qu’il rappelle régulièrement. Avec sa montre, il a légitimité de rappeler à l’ordre sur l’avancée de la réunion, car c’est son rôle !

L’hote.

Les réunions rassemblent parfois des acteurs de différents services, peu familiers aux lieux, ou des équipes internationales.
Le rôle de l’hote est de s’assurer que les participants sont bien accueillis. Proposer un accueil, un café, une présentation des équipes, une visite du site.

Le processus de délégation ne porte pas sur le contenu de la réunion.
Sur le fond, chacun des participants a droit à la parole, à commenter, à discuter.
Le processus de délégation est un canevas en plus de la réunion. il est là pour structurer, et donner un cadre à la réunion.

Quels sont les bénéfices de la réunion déléguée ?

Comme illustré au début de ce billet, la délégation a l’intérêt de soulager l’animateur de la réunion.
Ensuite, elle mobilise tous les acteurs de la réunion. Ils ne sont plus que spectateurs. Ils ne sont pas seulement concernés mais impliqués dans la tenue de la réunion.
On ne vient plus en traînant des pieds, car on sait qu’on va être un élément moteur de la réunion.

Principe de circularité.

Le principe de circularité est d’alterner les rôles au fur à mesure des réunions. De ce fait, chacun apprend la difficulté que rencontre l’autre. Cela permet une empathie salvatrice. Se mettre à la place de l’autre.

La mise en pratique du processus de délégation.

Comme Jourdain qui fait de la prose sans le savoir, parfois, les collaborateurs utilisent un peu le processus de délégation.

Notamment sur la prise de note d’un des acteurs de la réunion, pour les donner ensuite à l’animateur. Le « time keeper » est parfois désigné pour suivre la cadence de la réunion. Ou sur l’organisation globale de la réunion.

Comment commencer ?
Il faut se lancer. Et toujours expliciter !
Expliciter n’est pas seulement attribuer les rôles, mais donner le sens de la réunion.

• Commencer par les réunions d’équipe.

Initier la démarche dans une réunion d’équipes de collaborateurs qui se connaissent bien est une bonne technique d’approche de la réunion déléguée.
Ces réunions étant régulières, le réunion déléguée a du sens. Car c’est dans la durée qu’on y trouve les bénéfices.

Faire une réunion une seule fois avec des acteurs qu’on ne reverra pas n’a pas vraiment d’intérêt.
Il faut un premier effort de pédagogie pour initier ce cadre, alors, il est préférable de l’utiliser comme un outil à long terme.

Depuis plusieurs années, je pratique la réunion déléguée, comme M. Jourdain.
Chaque mois, mon équipe de 10 personnes se rencontre, et à tour deux rôles deux personnes sont désignées : pour organiser la réunion ( définition des sujets à aborder ) et pour faire le compte rendu de la réunion.
l’attribution de ces rôles est explicite et décidée à chaque réunion.
L’équipe a bien intégré cette mécanique ( qui est circulaire, chacun prend ce rôle mois après mois ).
Cependant, les autres rôles sont dilués, ou réalisés implicitement par l’organisateur de la réunion. Évidemment, expliciter permet toujours de mieux réussir la tâche qu’on nous incombe…
Le rôle d’hôte est d’accueillir. Ce rôle peut paraître inutile car nous connaissons les lieux, les collègues. Parfois, selon le tempérament, l’organisateur prend ce rôle très positivement : accueil avec un café, croissants. cela met l’équipe en dynamique positive.
A contrario, débuter la réunion sans savoir qui sera présent donne l’impression d’une réunion auberge espagnole où chacun arrive au fur à mesure ne permet pas de commencer une réunion positivement !

L’idéal dans la réunion déléguée est que chacun ait un rôle, aussi petit soit il. Afin d’impliquer toute l’équipe.
Le rôle de coach est également important, car après plusieurs années, les habitudes diminuent l’intérêt.
Le rôle de coach peut être également remplacé par un retour d’expérience en commun dans l’équipe permettrait de redynamiser la pratique de la réunion déléguée.

• Commencer par une approche incrémentale.

Faire ce genre d’exercice de réunion n’est pas évidente avec des gens que l’on connait pas, sans connaître leur réaction. Ou d’autres services.

Une technique moins implicite est de commencer avec des collègues qui participent à la réunion, que l’on connait, et à qui on pourra expliciter la démarche, au préalable.
On peut donc commencer la réunion déléguée avec une collègue sympa qui prendra le rôle de scribe, d’hôte, ou de time-keeper.
Sans parler de grande théorie et de parler à toute l’assemblée de la « réunion déléguée », il faut bien prendre soin d’expliciter le rôle de la personne volontaire :

« J’ai demandé à Elise de prendre note des décisions que l’on prendra. Merci Elise ». Cette phrase anodine est pourtant importante :
1. elle valorise le travail de ma collègue
2. elle pourra intervenir légitimement : tout le monde sait qu’Elise doit prendre note, donc elle peut se permettre de questionner l’’équipe si la décision n’est pas claire.
3. elle initie la démarche de la réunion déléguée.

Au fur à mesure, on intègrera de nouveaux rôles.
Afin de rendre une réunion déléguée plus interactive encore est de multiplier les rôles sur le contenu de la réunion même. Un chapitre d’une problématique peut être préparée et présentée par un des acteurs.

Je suis à l’écoute de vos retours d’expérience.
Car c’est dans la pratique qu’elle prend tout son sens !

On lira plus en détail le processus les réunions déléguées