Comment booster vos réunions, les rendre attrayantes, et dynamiques ?

Généralement les réunions sont animées par une seule personne, l’animateur. Et il a une quantité de choses à faire, entre la présentation, gérer le timing, et les participants qui font souvent autre chose.

Le processus de délégation ( ou réunion déléguée ) a été formalisé par Alain Cardon.

Pour des réunions efficaces, Alain Cardon propose de déléguer tout simplement les rôles dans la réunion.

Afin que l’animateur ne soit plus qu’un « facilitateur ». Et d’impliquer tous les acteurs de la réunion.

Sur l’infographie ci-desssus sont illustrés les différents rôles :

• Le facilitateur : Véritable chef d’orchestre, il anime en donnant le tempo, donnant « le la » de la réunion.
• Le pousse-décisions : « scribe », il provoque les questions pour arriver à une décision, et la notifie, l’enregistre.
• Le cadenceur : c’est le « time-keeper » qui tient la montre, et s’assure que la réunion progresse bien et se termine. Il a ce rôle de rappeler à l’ordre le cas échéant.
• Le coach : il prend du recul sur le déroulé de la réunion ( « la conscience ») et à l’issue de la réunion propose des axes d’amélioration pour les prochaines réunions. De l’amélioration continue !
• L’hôte : il accueille les participants ( offre un café, ou présente les lieux ) qui ne sont pas familiers des lieux où se déroule la réunion. Ou prépare la salle afin qu’elle soit la plus agréable.

Le processus de délégation est explicité ( expliqué clairement ) aux participants, donnant un rôle à chacun.

Ce cadre posé, chacun est invité à utiliser le terrain de jeu qu’est la réunion et à jouer un vrai rôle.

Car l’implication de chacun est la vraie réussite d’une réunion. Où l’on n’est plus spectateur.

On lira plus en détail dans le billet ce processus : « Comment réussir vos réunions, la délégation des rôles« .